Tot comença amb una necessitat clara: “hem de digitalitzar”.
Ho diuen els responsables d’arxiu, ho confirma el CIO , ho aprova la direcció general.
Però passa una setmana. I una altra. I una altra. I el projecte no arrenca. Per què?
Perquè el que és urgent tapa el que és important. Perquè cada àrea té la seva prioritat. Perquè sense un pla realista i enfocat, la digitalització es converteix en una idea que sura… però no s’executa.
A Dinser, coneixem aquest moment. Ho hem viscut a desenes d’organitzacions que sabien que continuar gestionant documents en paper era insostenible, però no trobaven la manera d’avançar sense bloquejar la seva operativa diària.
Per això creem una metodologia pròpia per llançar un pla de digitalització real en només dues setmanes: diagnòstic, priorització per ROI i cronograma executable. Res de plans estratègics eterns ni presentacions de 50 slides. Només focus, impacte i acció immediata.
Un exemple al sector educatiu: Universitat de Lleida
Un dels millors exemples d‟aquest enfocament el protagonitza la Universitat de Lleida , que enfrontava el repte de digitalitzar els expedients del Personal Docent i Investigador (PDI).
L’arxiu físic era immanejable: cada sol·licitud implicava minuts o hores de cerca, risc d’error i colls d’ampolla a l’atenció administrativa. En només setmanes, dissenyem un pla per fases, prioritzem per impacte operatiu i despleguem una solució de captura, OCR, validació i arxiu segur.
Resultat: consulta immediata, traçabilitat total i reducció dràstica de temps.
Un cas en administració: Diputació de Tarragona
La Diputació de Tarragona tenia un objectiu ambiciós: digitalitzar 27 tipologies diferents de llibres dactes. El seu arxiu històric s’havia de preservar però també posar-se al servei del ciutadà i de la gestió interna.
Aquí no n’hi havia prou amb escanejar. Dissenyem una estratègia de metadades per sèrie documental, classifiquem, indexem i generem un accés segur i estructurat.
Avui dia, la digitalització ja no és un projecte futur: és una realitat integrada i viva.
També en salut: CatSalut
A l’àmbit sanitari, treballem amb CatSalut per digitalitzar i indexar els expedients PAOS.
La complexitat tècnica i el volum eren enormes, però aplicant la nostra metodologia de dues setmanes inicials, vam identificar els fluxos crítics, vam modelar les metadades i vam posar en marxa una estratègia d’arxiu electrònic d’acord amb ENS.
El resultat? Consultes en segons, seguretat jurídica i compliment assegurat.
Què lliurem en 2 setmanes i per què aquest mètode funciona quan altres no
La majoria de plans de digitalització fallen abans de començar. No per manca de pressupost. No per manca de tecnologia.
Fallen perquè ningú defineix què fer primer ni quin impacte tindrà .
I sense priorització realista, qualsevol transformació es converteix en un laberint de tasques, comitès i decisions pendents.
Per això el nostre enfocament a Dinser és radicalment diferent: treballar des del dia 1 amb un mapa clar, un abast acotat i un retorn visible .
En 14 dies construïm un pla completament executable, no pas un PowerPoint que s’oblida en un calaix.
Això és exactament el que lliurem.
1. Diagnòstic ràpid, profund i sense soroll
Durant les primeres sessions, analitzem els elements que realment mouen l’agulla:
- Quins documents generen més cost, fricció o risc?
- Quines àrees pateixen colls de botella (arxiu, secretaria, jurídic, operacions, atenció ciutadana…).
- Quins sistemes tenen informació duplicada o dispersa.
- Quines sèries documentals requereixen compliment estricte (ENS/ENI, eIDAS, Llei 39/2015 en el cas del sector públic).
- Quins processos es poden automatitzar sense canviar tota l’arquitectura actual.
No avaluem “tot”. Avaluem el que és rellevant.
Aquesta és la clau per avançar en dues setmanes sense bloquejar els equips.
2. Priorització real per ROI (no per intuïció)
La priorització és la part crítica.
Aquí és on molts projectes s’estanquen perquè cada àrea creu que el procés és el més urgent.
A Dinser, utilitzem un model de ROI objectiu basat en quatre dimensions:
- Estalvi operatiu (temps de cerca, captura, indexació, validació).
- Reducció de risc (errors, pèrdues documentals, incompliments normatius).
- Impacte a l’usuari o ciutadà (temps de resposta, autoservei digital).
- Viabilitat tècnica (integració, qualitat de la dada, dependències).
Així aconseguim acordar un rànquing clar de “primeres victòries” que desbloquegen la transformació.
Els resultats que vam veure en projectes com ara Universitat de Lleida , CatSalut o Diputació de Tarragona van néixer d’aquesta fase de priorització: saber què atacar primer, per què i amb quin retorn esperat.
3. Cronograma realista, amb fites i responsables definits
Després del diagnòstic i la priorització, arriba el moment clau: convertir el pla en acció.
En 14 dies entreguem:
- Un roadmap trimestral i semestral , dividit en fases assumibles.
- Un ordre d‟implantació clar: què digitalitzar primer, què integrar després, què automatitzar més tard.
- Un model de KPI : temps de localització, percentatge d’OCR correcte, reducció d’errors, compliment ENS/ENI, etc.
- Una matriu RACI que indica què fa Dinser, què fa el client i què es delega.
- Una estimació de costos per lot o tipologia transparent des de l’inici.
Aquest cronograma és el que diferencia el nostre procés dels “plans estratègics tradicionals”:
no descriu una aspiració; descriu un projecte que comença ja .
4. I el més important: una primera fita executada
El nostre compromís és que, en acabar la segona setmana, alguna cosa ja estigui en marxa :
un pilot, un flux d’OCR/ICR operant, un lot digitalitzat, una prova d’integració, un quadre de metadades ENI configurat… depèn del sector i del cas.
En altres paraules:
No sortim de la sala sense que la digitalització hagi començat.
Què hem après en projectes reals (i com evitem que es quedin en promeses)
La diferència no la fa la tecnologia. La fa el focus.
Al llarg dels darrers anys, a Dinser hem participat en desenes de projectes que van començar com una inquietud:
“Tenim molt de paper”, “Cal digitalitzar”, “L’auditoria demana traçabilitat”, “No arribem a temps amb l’arxiu”.
El que va marcar la diferència no va ser l’eina utilitzada ni el tipus de document.
El que va marcar la diferència va ser tenir un pla clar, per fases, amb tornada immediata.
Aquí tres casos que ho demostren:
Universitat de Lleida – Expedients PDI amb traçabilitat completa
Repte: desenes d’expedients físics del personal docent i investigador sense control digital real ni accés ràpid.
Solució: captura massiva, OCR per lot, validació creuada per metadades i arxiu ENI/ENS-compliant.
Impacte: localització immediata, reducció d’errades, expedient únic i fiable per docent.
Claus: es va prioritzar el volum més consultat i es va integrar amb el gestor documental existent.
Diputació de Tarragona – Digitalització de llibres d’actes històrics
Repte: preservar 27 tipologies documentals històriques disperses en paper, amb accés limitat.
Solució: digitalització certificada, OCR, classificació per sèrie i subsèrie, metadades estructurades per ENI.
Impacte: accés centralitzat, reducció de costos darxiu físic, compliment garantit.
Claus: es va començar amb les actes de més valor consultiu i legal.
CatSalut – Expedients PAOS indexats i llestos per a auditoria
Repte: milers dexpedients assistencials sense digitalització sistemàtica ni traçabilitat completa.
Solució: diagnòstic de fluxos crítics, captura per lots, validació OCR/ICR amb mostreig estadístic, arxiu electrònic amb polítiques de conservació automatitzades.
Impacte: consulta en segons, control d’accessos conforme a ENS, preparació integral per a auditoria.
Claus: anàlisi de cost/benefici per tipus de document i arrencada per lots pilot amb seguiment.
Aprenentatges que apliquem a cada nou pla
- No es comença pel més complex. Es comença pel que aporta més tornada amb menys fricció.
- Digitalitzar sense governar no serveix. Cada document ha de tenir metadades, regles de conservació, accés auditat i validesa jurídica.
- Un bon pla és una eina política. Quan hi ha un cronograma amb fites visibles, els equips col·laboren millor i els decisors recolzen més.
- Començar petit no és fallar. És dissenyar per escalar sense col·lapsar.
En tots els casos, la clau va ser fer servir les primeres dues setmanes no només per analitzar, sinó per comprometre els equips en una primera fita realista i mesurable .
Activa el teu pla sense bloqueig — en dues setmanes i amb retorn
La millor manera de començar és… començar
Si llegeixes això, ja saps que digitalitzar no és una opció.
És una obligació tècnica, legal i operativa. El que manca moltes vegades és el primer pas.
Aquest que no col·lapsi l’equip. Que no requereixi una inversió milionària. Que no necessiti convèncer tot el consell.
Aquest primer pas pot ser un pla clar, executable i prioritzat que es construeix en dues setmanes.
Això és el que fem des de Dinser. I el que ja hem fet per a universitats, administracions, asseguradores i empreses que enfrontaven els mateixos bloquejos.
Què necessites per activar-ho?
Només tres coses:
- Disponibilitat per a un taller inicial de diagnòstic (1–2 sessions en línia o presencials).
- Un mapa bàsic dels teus documents o processos crítics .
- Voluntat de prioritzar impacte abans que perfecció .
Nosaltres ens encarreguem de la resta: aixecament, anàlisi, ROI, cronograma i primers passos dexecució.
Comencem avui?
Demana el teu diagnòstic inicial sense cap compromís.
En menys de 14 dies pots tenir un pla complet, validat per experts i amb un impacte provat.
Preguntes freqüents
-
¿Y si ya tengo un sistema documental?
Perfecto. Integramos sobre lo existente. No buscamos sustituir lo que funciona, sino potenciarlo con captura inteligente, trazabilidad ENS o automatización de conservación documental.
-
¿Y si no tengo claro por dónde empezar?
Justamente para eso es el diagnóstico. Ordenamos, jerarquizamos y priorizamos contigo.
-
¿Tiene coste este plan?
Sí, pero acotado y transparente. Incluye sesiones, análisis y entregables. El objetivo es que el retorno potencial sea evidente desde el día 14.
-
¿Puedo escalarlo después?
Sí. Nuestro enfoque está diseñado para que el primer hito se convierta en una hoja de ruta viva. Con fases, equipos y presupuesto escalable.
-
¿Y si necesito justificarlo internamente?
Te damos el documento completo con argumentos, cronograma, KPIs y ROI estimado. Te ayuda a conseguir alineación sin fricciones.
