Carlos va demanar obrir un compte bancari en línia. Va pujar el DNI, va signar digitalment i… va esperar.
A l’altra banda, Ana —responsable d’onboarding a una entitat financera— revisava a mà el document, comprovava la firma, comparava fotos, introduïa dades en diversos sistemes, generava un expedient en PDF i l’arxivava en una carpeta compartida.
Van passar més de 24 hores fins que Carlos va rebre el “Benvingut” definitiu.
I l’Anna sabia que aquest mateix procés s’havia de repetir dotzenes de vegades aquell dia, amb el mateix nivell d’atenció… i els mateixos riscos: errors de digitació, duplicitats, verificació incompleta, fitxers sense control.
I si l'expedient de client naixés complet des del primer clic?
Aquesta és la promesa —i la realitat actual— d’un flux d’ expedient digital de client des del dia 1 .
A Dinser , ho dissenyem per a entitats que volen que cada alta de client vingui acompanyada d’un expedient íntegre: capturat, verificat, signat i arxivat automàticament amb garanties jurídiques.
Això no només agilitza l’onboarding. El transforma en un procés segur, auditable i escalable, des de l’inici complint amb les exigències del regulador i del client digita
Del DNI a l'expedient: tot en una sola seqüència
Ja no es tracta només d’escanejar documents o recol·lectar PDFs solts. Es tracta de crear un actiu documental complet , amb:
- Captura automàtica de dades des del DNI o passaport (OCR/ICR)
- Verificació facial o biomètrica si s’aplica
- Validació creuada amb bases internes o externes (com PEPs o llistes AML)
- Generació d’expedient amb metadades: ID client, data, producte, canal
- Signatura electrònica i segell de temps
- Arxiu conforme a ENS i ENI , llest per a auditoria o consulta
D'un document aïllat a un expedient intel·ligent
A moltes entitats, el terme “expedient digital” encara significa una carpeta amb documents escanejats. Però això no és un expedient.
Un expedient digital, en termes de compliment bancari, ha de ser coherent, complet, traçable i jurídicament vàlid. No n’hi ha prou de tenir el DNI en PDF o un contracte escanejat. Cal saber qui ho va generar, quan, com es va validar, i tenir la capacitat de demostrar la seva integritat si un auditor ho sol·licita mesos després.
Això és el que habilita la solució de Dinser: una arquitectura en què cada document neix amb el seu context , el cicle de vida i les evidències d’autenticitat.
El flux complet: de l'alta a la custòdia
Així funciona el flux de generació d’expedient digital per a onboarding bancari:
- Captura des de DNI o passaport
El sistema extreu automàticament les dades del document: nom, número, data dexpedició, nacionalitat. Es validen contra diccionaris i s’aplica OCR/ICR avançat per reconèixer text fins i tot en condicions d’imatge no òptimes (fotos, escanejos, pantalles mòbils). - Verificació d’identitat
Si el procés ho requereix, es pot afegir una capa biomètrica: comparació facial amb la foto del document, prova de vida, o verificació via trucada assistida. Això assegura que no només és un document vàlid, sinó una persona real. - Validacions creuades
Es comproven automàticament llistes com PEP, AML i bases internes (si el client ja existeix, si té incidències, si hi ha conflictes a la documentació aportada). Aquesta validació es fa en segons, no pas en hores. - Generació d’expedient estructurat
Un cop validades les dades, es genera un expedient electrònic únic per client, amb metadades clau: ID, canal d’alta, producte contractat, data/hora, versió, responsable, signatura electrònica, empremta digital (hash) i política de conservació documental.
Arxiu conforme a normativa
L’expedient s’arxiva en un gestor documental amb garanties de compliment: d’acord amb l’ Esquema Nacional de Seguretat (ENS) , l’ Esquema Nacional d’Interoperabilitat (ENI) , el Reglament eIDAS i la Llei 39/2015. Això permet assegurar-ne el valor jurídic, la traçabilitat completa i la custòdia a llarg termini.
I tot això, sense que el client ho percebi
Des de fora, el client només veu una interfície ràpida, una signatura, una confirmació.
Però per darrere, el seu expedient ja ha estat generat, verificat, signat i arxivat. En segons.
Això és el que permet escalar onboarding sense sacrificar control ni seguretat.
Compliance: evidències des del minut zero
A l’àrea de compliment, l’expedient digital no és un luxe: és un escut.
Cada alta de client ha d’anar acompanyada de proves que acreditin la identitat, la validesa dels documents i la integritat de la signatura. Abans això implicava arxivadors físics o PDFs dispersos, difícils de localitzar i sense traçabilitat fiable.
Amb l’automatització documental, cada expedient inclou metadades de:
- Captura i origen del document: dispositiu, canal i responsable.
- Verificació i segell de temps: registre automàtic d’acord amb eIDAS.
- Signatura electrònica qualificada o avançada: segons el nivell requerit.
- Política de conservació ENS/ENI: que defineix quan i com s’ha de conservar o eliminar.
Això vol dir que l’àrea de Compliance ja no ha de “preparar” auditories, perquè les evidències es generen soles. Tot el procés –des del DNI fins al contracte– queda jurídicament blindat i recuperable per cerca instantània.
IT: integració sense fricció
Un dels principals reptes de la banca digital és connectar nous fluxos sense interrompre els sistemes core.
L’arquitectura de l’expedient digital de Dinser s’integra mitjançant API i connectors estàndard amb els principals sistemes d’onboarding i gestió de clients: CRM, BPM, portafirmes o motors de decisió.
D’aquesta manera:
- Les dades del DNI es bolquen directament al sistema central.
- L?expedient s?indexa amb l?ID únic del client.
- Els documents signats s’arxiven automàticament al repositori segur del banc.
- S’hi apliquen polítiques de retenció, traces d’auditoria i control d’accessos (ENS).
Tot això sense modificar els fluxos de negoci existents ni afegir càrrega manual als equips tècnics.
El resultat: una integració transparent i segura , validada per més duna dècada dexperiència en projectes amb entitats financeres i públiques.
Experiència de client: confiança instantània
L’impacte més visible passa al final del procés.
El client, que abans havia d’enviar documentació, esperar confirmació i verificar identitats diverses vegades, ara completa la seva alta en qüestió de minuts.
Des de la seva perspectiva, el banc ha estat àgil, fiable i transparent .
Des de la perspectiva del banc, cada clic del client deixa una evidència verificable, un registre amb valor probatori i un expedient complet que es conserva automàticament.
Aquest tipus d’experiència no només millora el time-to-yes d’un client nou; també redueix els abandonaments durant l’alta i en reforça la percepció de seguretat digital.
En xifres reals
Indicador | Abans (manual) | Després (automàtic) | Millora |
Temps mitjà d’alta | 24–48 h | <15 min | -90% |
Expedients complets des del primer intent | 70% | >98% | +28% |
Incidències per validació documental | Alta | Molt baixa | -80% |
Auditories sense no conformitats | 65% | 100% | Total compliment |
Aquests resultats no només redueixen costos: augmenten la reputació i la confiança regulatòria , dos actius crítics en el sector financer actual.
Un pla provat en entitats financeres
Implantar un sistema dexpedient digital no requereix una transformació radical, sinó una metodologia clara. A Dinser, acompanyem bancs i entitats financeres en un procés progressiu, que prioritza resultats ràpids i compliment des del primer dia.
Fases d’implantació típiques:
Fase | Objectiu | Lliurables |
1. Diagnòstic | Identificar punts crítics de l’onboarding | Mapa de documents, fluxos, nivells de verificació i normativa aplicable |
2. Pilot | Validar la captura de dades i la generació automàtica de lexpedient | Lot controlat d’altes reals, mètriques d’OCR/ICR, anàlisi de compliment |
3. Integració | Connectar el sistema amb el core bancari | API, proves en entorn segur, controls ENS i auditoria de traces |
4. Producció i escalat | Automatitzar el 100% dels expedients | Panell de KPIs, evidències ENS/eIDAS, formació a usuaris i suport continu |
En qüestió de setmanes, l’entitat pot passar d’expedients dispersos a un model documental governat per evidències on cada client té el seu historial digital complet des del minut u.
Conclusió: l'onboarding com a garantia, no com a risc
Digitalitzar l’expedient del client no és només una qüestió d’eficiència. És una manera de blindar la confiança, reduir el risc operatiu i complir la norma sense fricció.
Des de Dinser, ajudem a que cada alta de client sigui segura, auditable i completament digital des del primer dia.
Demana un diagnòstic gratuït i descobreix com activar l’expedient digital a la teva entitat amb resultats mesurables en menys d’un mes.
Preguntes freqüents
-
¿Qué valor jurídico tiene un expediente digital?
Total. Se sustenta en los marcos legales ENS, ENI, Ley 39/2015 y Reglamento eIDAS, garantizando integridad, autenticidad y trazabilidad de cada documento.
-
¿Qué tipo de datos se capturan del DNI?
Todos los necesarios para la identificación: número, nombre, fecha de nacimiento, caducidad y nacionalidad. También puede incluir validación MRZ (zona legible por máquina).
-
¿Es compatible con mis sistemas actuales?
Sí. Dinser integra su solución con los principales sistemas bancarios y CRMs, sin alterar flujos existentes y manteniendo la seguridad perimetral ENS.
-
¿Cuánto tarda la implantación completa?
Depende del volumen y las integraciones. Un piloto suele completarse en 4–6 semanas; el despliegue total, entre 10 y 14.
-
¿Cómo se conserva la información a largo plazo?
Mediante políticas automáticas de conservación y destrucción reguladas, con huellas criptográficas, sellado de tiempo y auditoría continua. El sistema sabe cuándo eliminar o transferir, sin intervención manual.
