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El atasco silencioso que frena la transformación digital
Todo empieza con una necesidad clara: “tenemos que digitalizar”.
Lo dicen los responsables de archivo, lo confirma el CIO, lo aprueba dirección general.
Pero pasa una semana. Y otra. Y otra. Y el proyecto no arranca. ¿Por qué?
Porque lo urgente tapa lo importante. Porque cada área tiene su propia prioridad. Porque sin un plan realista y enfocado, la digitalización se convierte en una idea que flota… pero no se ejecuta.
En Dinser, conocemos ese momento. Lo hemos vivido en decenas de organizaciones que sabían que seguir gestionando documentos en papel era insostenible, pero no encontraban la forma de avanzar sin bloquear su operativa diaria.
Por eso creamos una metodología propia para lanzar un plan de digitalización real en solo dos semanas: diagnóstico, priorización por ROI y cronograma ejecutable. Nada de planes estratégicos eternos ni presentaciones de 50 slides. Solo foco, impacto y acción inmediata.
Un ejemplo en el sector educativo: Universitat de Lleida
Uno de los mejores ejemplos de este enfoque lo protagoniza la Universitat de Lleida, que enfrentaba el reto de digitalizar los expedientes del Personal Docente e Investigador (PDI).
El archivo físico era inmanejable: cada solicitud implicaba minutos u horas de búsqueda, riesgo de error y cuellos de botella en la atención administrativa. En solo semanas, diseñamos un plan por fases, priorizamos por impacto operativo y desplegamos una solución de captura, OCR, validación y archivo seguro.
Resultado: consulta inmediata, trazabilidad total y reducción drástica de tiempos.
Un caso en administración: Diputación de Tarragona
La Diputación de Tarragona tenía un objetivo ambicioso: digitalizar 27 tipologías diferentes de libros de actas. Su archivo histórico debía preservarse, pero también ponerse al servicio del ciudadano y de la gestión interna.
Aquí no bastaba con escanear. Diseñamos una estrategia de metadatos por serie documental, clasificamos, indexamos y generamos un acceso seguro y estructurado.
Hoy, la digitalización ya no es un proyecto futuro: es una realidad integrada y viva.
También en salud: CatSalut
En el ámbito sanitario, trabajamos con CatSalut para digitalizar e indexar los expedientes PAOS.
La complejidad técnica y el volumen eran enormes, pero aplicando nuestra metodología de dos semanas iniciales, identificamos los flujos críticos, modelamos los metadatos y pusimos en marcha una estrategia de archivo electrónico conforme a ENS.
¿El resultado? Consultas en segundos, seguridad jurídica y cumplimiento asegurado.
El archivo que no usas… tampoco te protege
Qué entregamos en 2 semanas y por qué este método funciona cuando otros no
La mayoría de planes de digitalización fallan antes de empezar. No por falta de presupuesto. No por falta de tecnología.
Fallen porque nadie define qué hacer primero ni qué impacto tendrá.
Y sin priorización realista, cualquier transformación se convierte en un laberinto de tareas, comités y decisiones pendientes.
Por eso nuestro enfoque en Dinser es radicalmente distinto: trabajar desde el día 1 con un mapa claro, un alcance acotado y un retorno visible.
En 14 días construimos un plan completamente ejecutable, no un PowerPoint que se olvida en un cajón.
Esto es exactamente lo que entregamos.
1. Diagnóstico rápido, profundo y sin ruido
Durante las primeras sesiones analizamos los elementos que realmente mueven la aguja:
- Qué documentos generan más coste, fricción o riesgo.
- Qué áreas sufren cuellos de botella (archivo, secretaría, jurídico, operaciones, atención ciudadana…).
- Qué sistemas tienen información duplicada o dispersa.
- Qué series documentales requieren cumplimiento estricto (ENS/ENI, eIDAS, Ley 39/2015 en el caso del sector público).
- Qué procesos pueden automatizarse sin cambiar toda la arquitectura actual.
No evaluamos “todo”. Evaluamos lo relevante.
Esta es la clave para avanzar en dos semanas sin bloquear a los equipos.
2. Priorización real por ROI (no por intuición)
La priorización es la parte crítica.
Aquí es donde muchos proyectos se estancan porque cada área cree que su proceso es el más urgente.
En Dinser, utilizamos un modelo de ROI objetivo basado en cuatro dimensiones:
- Ahorro operativo (tiempo de búsqueda, captura, indexación, validación).
- Reducción de riesgo (errores, pérdidas documentales, incumplimientos normativos).
- Impacto en el usuario o ciudadano (tiempos de respuesta, autoservicio digital).
- Viabilidad técnica (integración, calidad del dato, dependencias).
Así conseguimos acordar un ranking claro de “primeras victorias” que desbloquean la transformación.
Los resultados que vimos en proyectos como Universitat de Lleida, CatSalut o Diputación de Tarragona nacieron de esta fase de priorización: saber qué atacar primero, por qué y con qué retorno esperado.
3. Cronograma realista, con hitos y responsables definidos
Después del diagnóstico y la priorización, llega el momento clave: convertir el plan en acción.
En 14 días entregamos:
- Un roadmap trimestral y semestral, dividido en fases asumibles.
- Un orden de implantación claro: qué digitalizar primero, qué integrar después, qué automatizar más tarde.
- Un modelo de KPIs: tiempos de localización, porcentaje de OCR correcto, reducción de errores, cumplimiento ENS/ENI, etc.
- Una matriz RACI que indica qué hace Dinser, qué hace el cliente y qué se delega.
- Una estimación de costes por lote o tipología, transparente desde el inicio.
Este cronograma es lo que diferencia nuestro proceso de los “planes estratégicos tradicionales”:
no describe una aspiración; describe un proyecto que empieza ya.
4. Y lo más importante: un primer hito ejecutado
Nuestro compromiso es que, al terminar la segunda semana, algo esté ya en marcha:
un piloto, un flujo de OCR/ICR operando, un lote digitalizado, una prueba de integración, un cuadro de metadatos ENI configurado… depende del sector y del caso.
En otras palabras:
No salimos de la sala sin que la digitalización haya empezado.
Qué hemos aprendido en proyectos reales (y cómo evitamos que se queden en promesas)
La diferencia no la hace la tecnología. La hace el foco.
A lo largo de los últimos años, en Dinser hemos participado en decenas de proyectos que empezaron como una inquietud:
“Tenemos mucho papel”, “Hay que digitalizar”, “La auditoría pide trazabilidad”, “No llegamos a tiempo con el archivo”.
Lo que marcó la diferencia no fue la herramienta usada ni el tipo de documento.
Lo que marcó la diferencia fue tener un plan claro, por fases, con retorno inmediato.
Aquí tres casos que lo demuestran:
Universitat de Lleida – Expedientes PDI con trazabilidad completa
Reto: decenas de expedientes físicos del Personal Docente e Investigador sin control digital real ni acceso rápido.
Solución: captura masiva, OCR por lote, validación cruzada por metadatos y archivo ENI/ENS-compliant.
Impacto: localización inmediata, reducción de errores, expediente único y fiable por docente.
Claves: se priorizó el volumen más consultado y se integró con el gestor documental existente.
Diputación de Tarragona – Digitalización de libros de actas históricos
Reto: preservar 27 tipologías documentales históricas dispersas en papel, con acceso limitado.
Solución: digitalización certificada, OCR, clasificación por serie y subserie, metadatos estructurados por ENI.
Impacto: acceso centralizado, reducción de costes de archivo físico, cumplimiento garantizado.
Claves: se empezó con las actas de mayor valor consultivo y legal.
CatSalut – Expedientes PAOS indexados y listos para auditoría
Reto: miles de expedientes asistenciales sin digitalización sistemática ni trazabilidad completa.
Solución: diagnóstico de flujos críticos, captura por lotes, validación OCR/ICR con muestreo estadístico, archivo electrónico con políticas de conservación automatizadas.
Impacto: consulta en segundos, control de accesos conforme a ENS, preparación integral para auditoría.
Claves: análisis de coste/beneficio por tipo de documento y arranque por lotes piloto con seguimiento.
Aprendizajes que aplicamos en cada nuevo plan
- No se empieza por lo más complejo. Se empieza por lo que aporta más retorno con menos fricción.
- Digitalizar sin gobernar no sirve. Cada documento debe tener metadatos, reglas de conservación, acceso auditado y validez jurídica.
- Un buen plan es una herramienta política. Cuando hay un cronograma con hitos visibles, los equipos colaboran mejor y los decisores apoyan más.
- Empezar pequeño no es fallar. Es diseñar para escalar sin colapsar.
En todos los casos, la clave fue usar las primeras dos semanas no solo para analizar, sino para comprometer a los equipos en un primer hito realista y medible.
Activa tu plan sin bloqueo — en dos semanas y con retorno
La mejor forma de empezar es… empezar
La mejor forma de empezar es… empezar
Si estás leyendo esto, ya sabes que digitalizar no es una opción.
Es una obligación técnica, legal y operativa. Lo que falta muchas veces es el primer paso.
Ese que no colapse al equipo. Que no requiera una inversión millonaria. Que no necesite convencer a todo el consejo.
Ese primer paso puede ser un plan claro, ejecutable y priorizado que se construye en 2 semanas.
Eso es lo que hacemos desde Dinser. Y lo que ya hemos hecho para universidades, administraciones, aseguradoras y empresas que enfrentaban los mismos bloqueos.
¿Qué necesitas para activarlo?
Solo tres cosas:
- Disponibilidad para un taller inicial de diagnóstico (1–2 sesiones online o presenciales).
- Un mapa básico de tus documentos o procesos críticos.
- Voluntad de priorizar impacto antes que perfección.
Nosotros nos encargamos del resto: levantamiento, análisis, ROI, cronograma y primeros pasos de ejecución.
