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El archivo que no parece un problema... hasta que lo es
Hay un lugar en tu organización donde el tiempo, el dinero y el riesgo se acumulan silenciosamente: el archivo físico.
No suele estar en los dashboards de dirección. No genera alertas de TI. No aparece en los presupuestos como una línea crítica.
Y sin embargo, cada mes que pasa sin digitalizar, te cuesta más de lo que imaginas.
Un documento que tarda 10 minutos en localizar. Un acta que se extravía. Un expediente consultado decenas de veces, en papel.
Un incendio. Una inundación. Una inspección. Una auditoría.
Ahí es cuando el archivo “muerto” se convierte en un foco activo de problemas.
¿Cuánto espacio estás pagando para almacenar papeles que nadie consulta?
Hemos trabajado con universidades, administraciones y empresas que acumulaban miles de cajas ocupando metros cuadrados valiosos.
En algunos casos, ese archivo ocupaba más de 200 m² que podrían haberse destinado a aulas, salas de reunión o puestos de trabajo.
¿Quieres saber qué significa eso en costes reales?
- 1 m² de archivo cuesta entre 80 € y 300 €/año, dependiendo de si está en sede o en almacén externo.
- Un archivo de 150 m² puede costarte más de 25.000 € al año, sin contar climatización, limpieza, seguridad o seguros.
- Y aún peor: ese espacio no genera ningún valor directo. Solo lo “aguanta todo”.
¿Y el tiempo que se pierde buscando?
Los datos son contundentes:
- Localizar un documento físico tarda entre 7 y 15 minutos.
- En organizaciones medianas, se realizan entre 30 y 80 búsquedas diarias.
- Eso son más de 400 horas/año dedicadas solo a buscar documentos. No a usarlos. No a analizarlos. Solo a encontrarlos.
En CatSalut, por ejemplo, calculamos que la digitalización de los expedientes PAOS permitió reducir este tiempo en un 90 %, liberando cientos de horas de trabajo al año que antes se perdían entre archivadores.
El archivo que no usas… tampoco te protege
La calculadora real del coste oculto — espacio, tiempo y riesgo
Todas las organizaciones que aún dependen del papel comparten un patrón:
subestiman lo que están perdiendo cada año por no digitalizar.
Cuando ponemos números encima de la mesa, la reacción suele ser la misma: silencio… seguido de un “esto hay que resolverlo ya”.
Aquí tienes una versión simplificada de la calculadora ROI de digitalización que usamos en Dinser en diagnósticos iniciales.
1. Coste anual del espacio físico ocupado
El espacio es el coste más evidente… y aun así está infravalorado.
Fórmula:
m² ocupados × coste anual por m²
Ejemplo habitual en entidades con archivo muerto:
- 120 m² de archivo físico
- 150 €/m²/año (media entre sede + almacén externo)
Coste anual: 18.000 €
Y no estamos contando:
- Control ambiental
- Seguridad
- Limpieza
- Seguros
- Riesgo de siniestro (incendio, humedad, filtraciones)
- Coste de oportunidad del espacio (puestos de trabajo, zonas de docencia, áreas operativas)
En la Diputación de Tarragona, liberar espacio físico fue uno de los argumentos determinantes para digitalizar las 27 tipologías de libros de actas: el archivo ya no era sostenible, ni operativo, ni seguro.
2. Coste del tiempo de búsqueda de documentos
Este es el coste silencioso que más sorprende a Dirección.
Fórmula:
tiempo medio de búsqueda × nº de búsquedas al día × días laborales × coste/hora
Promedio real de organizaciones con archivo físico:
- 10 minutos por búsqueda
- 40 búsquedas/día
- 220 días laborables
- 18 €/hora (coste medio laboral por persona)
Coste anual: 26.400 € solo en tiempo perdido buscando.
Un caso extremo que vimos en una universidad:
un expediente académico tardaba hasta 21 minutos en localizarse en archivo.
Tras digitalizar con OCR, facetas y metadatos normalizados, el tiempo pasó a 3–5 segundos (caso Universitat de Lleida, PDI: ver caso).
3. Coste del riesgo de pérdida o deterioro
No solemos pensar en ello… hasta que ocurre.
Los costes potenciales incluyen:
- Rehacer documentación desaparecida
- Retrasos por expedientes incompletos
- Sanciones por incumplimiento de ENS/ENI o plazos legales
- Desprestigio institucional
- Reclamaciones legales
En entidades públicas, la pérdida de un expediente puede generar:
- Incapacidad de atender una solicitud en plazo
- Falta de evidencia en un proceso administrativo
- No conformidades en auditorías ENS
En el caso de CatSalut – PAOS, la motivación principal no era solo ahorrar tiempo:
era eliminar el riesgo de no poder acreditar información en procesos críticos de salud y auditoría.
4. Costes del “no cumplimiento documental”
Cuando no hay digitalización:
- No existe trazabilidad fiable
- No hay garantía de integridad del documento
- No se cumplen políticas de retención
- No hay evidencias para auditoría
- No se controla quién accede ni cuándo
Este “vacío documental” puede suponer:
- No conformidades ENS
- Riesgos RGPD
- Falta de validez jurídica
Procesos administrativos inválidos
Sumando los costes visibles + ocultos
Una organización mediana suele perder entre:
30.000 € y 70.000 € al año
por no digitalizar,
sin contar riesgos críticos que no tienen precio (auditorías, procesos legales, reputación).
Cuando mostramos esta cifra en los diagnósticos iniciales, la siguiente frase es siempre la misma:
“No sabía que nos costaba tanto seguir como estamos.”
¿Cuánto puedes ahorrar al digitalizar? El ROI que no aparece en tus presupuestos
Cuando hablamos de digitalización, muchos decisores piensan automáticamente en coste, pero rara vez calculan el retorno.
Y sin embargo, los proyectos de digitalización bien planificados generan tres tipos de beneficios:
- Ahorro operativo directo
- Ahorro por reducción de riesgos
- Ahorro por aceleración de procesos
Eso es lo que convierte una inversión documental en un activo financiero con retorno medible.
Aquí tienes las fórmulas y ejemplos reales que usamos en Dinser para estimar ese impacto.
