Què vol dir automatitzar el compliment documental?
Automatitzar la retenció i el compliment documental implica establir regles intel·ligents que asseguren que els documents es conservin el temps just –ni més ni menys– i que cada acció (captura, validació, eliminació) quedi registrada amb traçabilitat jurídica. En contextos com l’universitari o l’administració pública, on intervenen normes com la Llei 39/2015, l’ENS o l’ENI, això deixa de ser una opció tècnica per esdevenir un imperatiu legal.
Polítiques de retenció + traçabilitat: la combinació guanyadora
En els projectes implantats per Dinser , una constant és l’ús de calendaris de conservació embeguts a les metadades de cada document. Això significa que el propi sistema sap quan i com s’ha de conservar o eliminar un expedient segons el tipus, l’ús o el cicle de vida. La traçabilitat no depèn de recordatoris humans, sinó de regles sistematitzades que s’activen soles.
Aquesta arquitectura no només millora l’eficiència operativa. És una prova directa de compliment davant d’auditories, tant internes com externes. I el més important: és transparent per a lusuari, però verificable per a qualsevol autoritat.
Arquitectura tècnica d'un compliment que s'executa només
Perquè les polítiques de retenció i conservació es compleixin sense intervenció manual, el sistema ha d’estar dissenyat amb una arquitectura de compliment automàtic. A Dinser, això s’aconsegueix combinant tres capes fonamentals:
- Govern de la dada i metadades normatives
Cada document porta associat un conjunt de metadades -sèrie, subsèrie, política de conservació, nivell de seguretat, productor i empremta criptogràfica- definits segons l’ Esquema Nacional d’Interoperabilitat (ENI) i l’ Esquema Nacional de Seguretat (ENS) .
Aquesta estructura permet que el propi arxiu “sàpiga” quan ha de conservar o eliminar un document, i sota quines condicions pot fer-ho amb suport jurídic. - Automatització d’esdeveniments de cicle de vida
La plataforma activa accions automàtiques (bloqueig, alerta, eliminació, transferència o preservació) en funció de les regles de cada sèrie documental. Tot això queda registrat com a evidència de compliment: data, usuari, motiu i empremta digital de lesdeveniment.
Auditoria contínua i traçabilitat ENS
Cada accés, descàrrega o modificació es registra en un bloc auditable conforme a l’ENS. Això permet demostrar control efectiu sobre la documentació i complir els principis de responsabilitat proactiva del RGPD i les auditories ENS/ENI.
Casos d'ús reals
En projectes implantats a universitats i organismes públics, Dinser ha aconseguit que la conservació i les evidències es gestionin soles:
- Universitat de Lleida : digitalització d’expedients PDI amb integració de metadades de conservació, cerca instantània i traçabilitat completa.
- Institut Cal·lípolis : més de 300.000 expedients acadèmics digitalitzats amb retencions automàtiques i control de duplicitats inferior al 0,5%.
Aquests exemples demostren que el compliment normatiu no ha de ser necessàriament una càrrega operativa: pot ser un procés invisible, però sempre verificable.
Complir més i treballar menys: beneficis reals del compliment automàtic
El compliment normatiu no hauria de ser cap càrrega. Quan les polítiques de retenció i les evidències del fitxer estan ben dissenyades i implementades, es converteixen en una font d’eficiència i reducció de riscos.
Aquestes són algunes millores documentades pels clients de Dinser:
Indicador | Abans (manual) | Després (automatitzat) | Impacte |
Localització d’expedients | 7–15 minuts | <5 segons | –80% temps |
Duplicats en actes | 3–5 % | <0,5% | menys rectificacions |
OCR/ICR usable | 0% en paper | >98% precisió | cerca a text complet |
Incidències per lot | 5–8 % | <1% | control de qualitat |
Auditories ENS/ENI | Risc de no conformitat | 100% conforme | sense sancions ni reprocessos |
Font: Casos d’èxit Dinser (Universitat de Lleida, Cal·lípolis).
Retenció = reducció d'exposició legal
Un dels valors més grans per a l’àrea de Compliance és la minimització del risc legal per conservació indeguda. Mantenir documents fora del termini legal o sense evidència d’integritat els pot invalidar com a prova en un procés o obrir la porta a sancions.
Les polítiques de conservació automatitzades asseguren que:
- Només es conserva el que és legalment necessari.
- Tota eliminació està registrada amb hash, segell de temps i motiu.
- Les còpies autèntiques es generen segons la Llei 39/2015 i eIDAS.
Això converteix el fitxer en un actiu de defensa, no en un risc latent.
El següent pas? Convertir el teu fitxer en una garantia de compliment
Des de Dinser , oferim un diagnòstic gratuït d’arxiu per identificar riscos, sèries crítiques i potencial dautomatització. En només 5 dies, pots tenir un plànol personalitzat de fitxer acadèmic digital o de gestió administrativa, amb temps, costos i millores esperades.
Preguntes freqüents
-
¿Qué normativa regula la conservación documental?
El marco legal incluye el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), la Ley 39/2015 y el Reglamento eIDAS. Estas normativas exigen integridad, trazabilidad y validez jurídica de documentos electrónicos.
-
¿Qué pasa si conservo documentos fuera de plazo?
Incrementas tu exposición legal y puedes incurrir en incumplimientos del RGPD, la Ley 39/2015 o auditorías ENS/ENI. Las políticas de retención automáticas eliminan este riesgo.
-
¿Es posible auditar cada acceso o descarga?
Sí. Con arquitectura ENS, cada acción queda registrada en una bitácora que puede consultarse por rol, fecha, documento o tipo de acción.
-
¿Qué nivel de precisión tiene el OCR/ICR?
98 % en impresos, mejorado por QA y diccionarios académicos. Esto permite búsquedas a texto completo incluso en documentos digitalizados desde papel.
-
¿Qué metadatos se usan para conservar automáticamente?
Serie documental, política de conservación, fecha de producción, firma/sello, hash, CSV, productor y clasificación ENI.
